Kanban : Expérimentation à Aix-en-Provence

Dans le cadre des Communautés Métiers chez Extia, nous avons l’opportunité de nous retrouver régulièrement autour de thématiques qui nous intéressent: Big Data, Développement, Sécurité, Santé ou encore “Feel Good”.

Djamel et moi sommes impliqués au sein de la Communauté Agile chez Extia⁽¹⁾ dans l’agence de Lille. Notre objectif est de rassembler des personnes qui vivent l’agilité dans leur quotidien ou qui seraient intéressés d’échanger sur des sujets liés, de près ou de loin.
Avec un petit groupe de personnes très impliquées chez Extia (Maxime, Anaëlle, Romain…), nous essayons de participer ou d’organiser régulièrement des évènements sous différents formats, parfois conjointement avec des personnes externes à l’agence (comme Mattieu). Par exemple des meetups, ScrumBeers, conférences, qui nous permettent d’apprendre et d’expérimenter.

La « Communauté Métier Agile » by Extia est présente à Lille, mais aussi à Paris et à Aix-en-Provence. Dans ce cadre, nous avons été invités par Alexandra Valenza⁽²⁾ pour venir animer un Meetup à Aix et partager avec la communauté locale. Une occasion pour nous de rencontrer des personnes d’horizons différents et d’imaginer comment on pourrait réunir nos communautés plus largement. Si le marché du travail à Lille est très axé autour du retail, il est assez différent dans le Sud de la France. Ce meetup nous a donné l’opportunité d’échanger avec des personnes travaillant dans des secteurs différents, par exemple avec un participant qui travaille chez Orano et qui s’intéresse à l’expérimentation de pratiques agiles en dehors de l’IT.

Notre brief: proposer un meetup ludique qui permette de faire découvrir une ou plusieurs facettes de l’agilité.

Afin d’énergiser l’ambiance, nous avons d’abord proposé un Ice Breaker, parmi la liste des cartes #OpenSeriousGame que nous avions créés avec Alexandre Quach pour notre atelier de l’Agile Tour Lille 2018. N’hésitez pas à jeter un œil, à vous en servir ou à nous transmettre vos idées de petites animations pour enrichir la liste, disponible ici.

Pour l’activité principale du meetup, nous nous sommes donc tournés vers le Serious Game FeatureBan⁽³⁾, imaginé par Mike Burrows en 2014. Loin des explications théoriques ennuyeuses, il permet d’expérimenter les principes de Kanban de manière simple.
Si vous souhaitez retrouver l’ensemble des explications et matériel de jeu, rendez-vous ici.

Après une installation du matériel préalable, nous avions répartis les participants en 4 équipes. Après avoir choisi un nom d’équipe par table, nous leur avons annoncé leur mission : envoyer une fusée sur la lune. Pour cela, leur objectif était de réaliser une liste de tâches diverses, en plusieurs étapes (workflow du Kanban).

Dans la mesure où le contenu des tâches est peu important dans ce jeu, et pour gagner du temps, nous leur avions fourni un backlog de tâches en nous inspirant du jeu SpaceTeam⁽⁴⁾. Vous pouvez retrouver la liste ici.

L’objectif de la première itération était d’amener les participants à la visualisation du flux de leur travail. Ils ont également pu simuler les aléas de la vie quotidienne et leur capacité à avancer (ou non) sur leur travail en cours en utilisant une pièce de monnaie.
Après plusieurs tours (représentant plusieurs jours de travail), les participants ont pu constater que selon les choix qu’ils faisaient, ils parvenaient plus ou moins facilement à terminer les tâches (privilégier de finir une tâche en cours plutôt que d’en commencer une nouvelle).

Djamel et moi avions été volontairement imprécis sur certaines consignes, afin de laisser les équipes expérimenter par elles-mêmes. Nous avons constaté que cela a entraîné des modes d’organisations différents selon les équipes, notamment en ce qui concerne la représentation des tâches bloquées. En tant qu’animateurs, nous avons pu observer une petite compétition naître entre les équipes et déjà une volonté de mesurer leurs performances.

La deuxième itération que nous avons proposé consistait à ajouter une limite au travail en cours et à mesurer le lead time⁽⁵⁾ des nouvelles tâches entrant dans le workflow. A travers les apprentissages de la première itération et en conséquence des nouvelles contraintes (WIP limit), les participants se sont organisé naturellement autour d’un objectif commun et ont développé davantage l’entraide.
Au moment du débrief, ils ont partagé leur constat que limiter le travail en cours et privilégier un « flux tiré » avaient un réel impact positif sur la productivité. Comme l’explique Mike Burrows dans le support de jeu, limiter le travail en cours permet d’équilibrer la charge de travail avec la capacité réelle de l’équipe. Par ailleurs, les équipes ont également constaté que mesurer contribue à l’amélioration continue et aide à la projection.
En d’autres mots, ce jeu a permis d’expérimenter les bénéfices du « stop starting, start finishing« .

Au delà de l’animation en tant que telle, nous avons vraiment apprécié les échanges qu’elle a déclenché par la suite autour des traditionnelles pizzas/bières. Ce meetup nous donne envie d’organiser des évènements croisés entre nos différentes agences, et pourquoi pas expérimenter de nouveaux formats.

Avez-vous déjà expérimenté FeatureBan ? Qu’en avez-vous pensé ?

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Notes:
(1) J’ai la chance de succéder à Maxime, qui a contribué à la création de cette Communauté aux côtés de Djamel et l’a animé pendant près d’un an.
(2) Alexandra est responsable de l’Agence Extia à Aix-en-Provence et sponsor de la communauté Agile locale.
(3) J’ai découvert FeatureBan grâce à Jesus Mendez, lors de mon expérience de Scrum Master à Montréal, merci à lui de me l’avoir fait découvrir !
(4) Découvrez le jeu SpaceTeam ici
(5) Le «Lead Time» est le temps qui s’écoule entre le début d’un processus et sa fin. Dans le cadre de FeatureBan par exemple, c’est le temps que met une tâche pour traverser le tableau.

Crédit photo : @aows