Depuis peu, je travaille chez un nouveau client avec mon collègue Julien. Il m’inspire beaucoup car il a (selon moi) une approche spontanée et bienveillante. Il utilise souvent des histoires (personnelles ou non) ou des images pour faire des parallèles et permettre aux gens de prendre du recul sur certaines situations. Cela semble lui permettre de développer rapidement une proximité avec les personnes auprès desquelles il intervient.
Récemment, il m’a fait part d’une pratique que j’ai trouvée innovante (et pourtant tellement simple), que j’avais envie de partager à mon tour ici : utiliser une approche inspirée du Kanban pour donner un cadre et faciliter une réunion.
Certaines réunions sont longues et n’ont pas d’objectifs clairs, font parfois l’objet de discussions sans fin et se terminent sans qu’on sache vraiment si on a avancé. Par ailleurs, selon le baromètre Wisembly/IFOP, un cadre passerait en moyenne 24 jours par an dans les réunions (source). Il semblerait donc opportun de s’assurer que celles-ci soient efficaces !
Voici donc une idée à essayer ou adapter:
- Etape 1: Dessiner le flux (« Sujets à aborder » ; « en cours » ; « Traité » et pourquoi pas « Actions »)
- Etape 2: Lister quelques sujets importants à aborder, en indiquant (éventuellement?) une estimation du temps nécessaire à la discussion. La liste peut évoluer au fil de la réunion.
- Etape 3: Aborder un sujet à la fois, sur la base du « first in, first out » (ou en les priorisant). Proposer un temps imparti pour le sujet (qui peut correspondre à l’estimation proposée par le porteur du sujet ?), à la fin duquel l’équipe peut se prononcer sur un « stop » ou « encore« , en fonction de la valeur/pertinence/trajectoire de la discussion en cours. On continue ou on passe au sujet suivant, en prenant les actions au fur et à mesure (avec si possible un responsable et un délai ?).
- Etape 4: A la fin de la séance, demander le ROTI (Return On Time Invested) de chaque participant. Prendre 5 min pour les feedbacks et les axes d’améliorations, à prendre en considération pour une éventuelle prochaine rencontre.
BONUS : Utiliser les 4 principes de l’Open Space Technology :
- Les personnes qui se présentent sont les bonnes ;
- Ce qui arrive, est la seule chose qui pouvait arriver ;
- ça commence quand ça commence ;
- Quand c’est fini, c’est fini.
… Et la loi des deux pieds : « Si vous n’êtes ni en train d’apprendre, ni en train de contribuer, vous avez le devoir de changer le lieu. »