Lorsqu’une équipe cherche à améliorer son fonctionnement (efficacité de ses outils et processus…), elle rencontre parfois des difficultés pour mesurer le retour sur investissement des efforts qu’elle fournit pour se perfectionner.
Le discours de Simon Sinek à propos du leadership (Inspirationnal Speech about Love, 2016), m’inspire pour illustrer cette difficulté.
– Do you love your wife ?
– Yes
– Prove it. What’s the metric ? Give me the number that helps me know, because when you met her, you didn’t love her. Now you love her. Tell me the day that love happened. It’s an impossible question. And it’s not that it doesn’t exist. It’s just that it is easier to prove over time. Leadership is the same thing. It’s about transitions.
[…] So if you were to go to the gym, it’s like exercise. If you go to the gym and you work out and you come back and look in the mirror, you will see nothing. And if you go to the gym the next day and you come back and look in the mirror, you will see… nothing.
L’amélioration n’est pas toujours mesurable dans sa globalité. En revanche, lorsqu’on découpe les mécanismes qui constituent l’organisation d’une équipe ou qu’on extrait un processus dans le but de l’améliorer, il est plus aisé de mesurer des résultats.
Il y a plusieurs semaines, j’ai eu la chance d’observer une formation sur les Kata d’amélioration continue, dispensée chez l’un des clients pour lesquels je travaille. J’ai donc souhaité partager ici quelques éléments clés.
► Un kata d’amélioration continue, qu’est-ce que c’est ?
Dans les arts martiaux, le Kata est un ensemble de mouvements coordonnés et codifiés répétés jusqu’à ce qu’ils deviennent un réflexe ou une seconde nature.
« L’amélioration continue selon le Kata consiste à prendre une situation qui a le potentiel d’être améliorée, à l’analyser attentivement afin d’en comprendre les spécificités et les subtilités, puis de définir cette même situation telle qu’on souhaite la voir évoluer.
Le but du Kata est de faciliter la transition entre la situation présente et la situation souhaitée, en prenant en compte cette partie inexplorée qui doit permettre d’atteindre les résultats souhaités. »
(Source: Lean Six Sigma France)
Le Kata n’est pas une solution en soi, mais l’implémentation d’une méthode qui permettra à la personne qui l’utilise d’améliorer progressivement un processus ou une situation, jusqu’à atteindre la condition souhaitée. Cet outil permet de prendre le temps de remettre en question le processus en l’observant de manière factuelle.
Les petites expérimentations répétitives permettent d’avancer vers une vision avec assurance et un minimum d’efforts, petits pas par petits pas, pour surmonter les obstacles et les inconnues.
► Comment l’utiliser ?
Le démarrage d’un Kata d’amélioration s’articule autour de 4 étapes clés. La 4ème étape est répétable jusqu’à ce que la prochaine condition cible soit atteinte.
Le Kata d’amélioration continue comprend 3 rôles : l’apprenant (Learner) ; le coach et l’équipe
L’apprenant est celui qui fait vivre le Kata en le pratiquant régulièrement. Il définit la direction à prendre, en partant de la position actuelle, en établissant la prochaine condition cible et en faisant vivre les différentes étapes des cycles itératifs : Planifier (Plan), Agir (Do), Vérifier (Check), Ajuster (Adjust).
Le Coach le soutien dans cette démarche en lui posant 5 questions clés à chaque point d’étape du Kata :
- Quelle est la situation cible que tu cherches à atteindre ?
- Quelle est la situation actuelle ?
Rétroaction suite à la dernière expérimentation :
– Quel était ton plan à l’étape précédente ?
– Qu’attendais-tu de cette expérimentation ?
– Que s’est-il passé en réalité ?
– Qu’as-tu appris ?
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- Selon toi, quels obstacles t’empêchent d’atteindre la condition cible ?
Quel obstacle souhaites-tu adresser maintenant ?
. - Quelle est la prochaine étape ?
Quelle est l’expérimentation que tu souhaites faire ?
Quel résultat attends-tu de cette expérimentation ?
. - Quand peut-on vérifier le résultat de cette expérimentation et en ressortir un apprentissage ?
L’équipe est constituée par les personnes qui aideront l’apprenant à atteindre la condition cible qu’il a définit. Ils n’interrompent pas ce qu’ils sont en train de faire, mais pourront par exemple apporter des informations sur le fonctionnement du processus et participer à sa modification graduelle pour arriver à la condition cible.
► Les outils
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Gabarit de suivi des expérimentations
Chaque ligne du tableau correspond à une étape/expérimentation, qui contient une itération « Planifier (Plan), Agir (Do), Vérifier (Check), Ajuster (Adjust)« .
(cliquez pour télécharger une version à imprimer)
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La carte des 5 questions
A chaque étape, le coach pose les 5 questions suivantes, qui constituent le processus d’inspection/adaptation (PDCA) à proprement parler.
A noter: On travaille souvent sur un même obstacle pendant plusieurs cycles de PDCA
Par la répétition des étapes « Planifier (Plan), Agir (Do), Vérifier (Check), Ajuster (Adjust)« , le Kata cherche à développer des réflexes d’inspection/adaptation. Au fur et à mesure qu’ils sont pratiqués, ils s’installent comme une routine.
Les « petits » objectifs intermédiaires qui pavent le chemin jusqu’à une condition cible permettent de constater plus facilement la progression et de rester « motivé » face à une situation qui parait difficile à améliorer à première vue.
Pour conclure cet article, voici une illustration des bénéfices de l’Amélioration Continue que je trouve particulièrement pertinente :
Et vous, quels outils utilisez-vous pour améliorer vos processus et pratiques ?
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Sources :
▪ Lean.org
▪JPD Conseil
▪Illustrations à l’aide de Piktochart